Лето – прекрасная пора (?)…отпусков

Чудесное время – лето. Все так  и норовят побыстрее улизнуть из офиса или даже из города на денек-другой, недельку, месяц.

• Временным работникам (трудовой договор на срок до 2 месяцев) - оплачиваемые отпуска из расчета 2 рабочих дня за месяц работы;
• Сезонным работникам (трудовой договор на срок до 6 месяцев) - оплачиваемые отпуска из расчета  два рабочих дня за каждый месяц работы;
• Лицам, работающим по трудовому договору у отдельных граждан (индивидуальных предпринимателей, физических лиц, не являющихся предпринимателями), надомным и дистанционным работникам - отпуск на общих основаниях;
• Лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе.

• Основные начисления за расчетный период;
• Премии в расчетном периоде;
• Годовые премии, начисленные по итогам работы за предшествующий дате начала события календарный год, независимо от месяца, в котором они были выплачены.

1. Раздел Зарплата – Отпуска – Создать; 
2. В поле Месяц - месяц, в котором будут зарегистрированы все произведенные в документе расчеты. По умолчанию в поле указывается текущий месяц; 
3. В поле Организация по умолчанию указывается организация, установленная в настройках. Если в информационной базе зарегистрировано несколько организации, то необходимо выбрать ту, в которой сотруднику предоставляется отпуск (раздел Настройка – Предприятие – Организации); 
4. В поле Дата - дата регистрации документа в информационной базе. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера; 
5. Поле Номер не активно. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи; 
6. В поле Сотрудник - сотрудник, которому предоставляется отпуск.
7. Закладка Основной отпуск: флажок Отпуск устанавливается по умолчанию;
   • в полях с... по... - сведения о начале и окончании периода ежегодного основного отпуска. Число дней отпуска подсчитывается автоматически в соответствии с производственным календарем и отображается в поле дн..;
   • флажок Материальная помощь к отпуску устанавливается, если необходимо начислить материальную помощь к отпуску. В документе в таком случае будет рассчитана материальная помощь в соответствии с настроенной для нее формулой. Данное поле появляется, если в настройках расчета заработной платы установлен флажок Выплата материальной помощи к отпуску (раздел Настройка – Расчет зарплаты – ссылка Настройка состава начислений и удержаний – закладка Прочие начисления);
   • флажок Компенсация отпуска устанавливается, если необходимо начислить компенсацию отпуска в предусмотренных законодательством случаях взамен предоставления отпуска в период действия трудового договора и укажите количество дней компенсации отпуска;
   • флажок Освободить ставку на период отсутствия установливается, если необходимо освободить занимаемую сотрудником штатную единицу на период его отсутствия;
   • если по просьбе сотрудника необходимо вместе с отпускными рассчитать и выплатить зарплату за отработанные до отпуска дни, то устанавливается флажок Рассчитать зарплату за. Если отпуск начинается в месяце, следующем за месяцем начисления, то зарплата будет начислена только за месяц начисления;
   • в полях Предоставляется за период работы с... по... автоматически определяется рабочий год (годы), за который(е) предоставляется основной отпуск (в программе ведется учет остатков отпусков). По ссылке Как сотрудник использовал отпуск? можно сформировать справку по отпускам для контроля их остатков; 

8. Поле Основание - документ, на основании которого предоставляется ежегодный отпуск.
9. При заполнении достаточных для расчета условий расчет документа производится автоматически:
   • в разделе Начислено автоматически подсчитывается общая сумма всех произведенных в документе расчетов;
   • раздел Удержано появляется, если отпуск выплачивается в межрасчетный период или с авансом. Тогда рассчитывается НДФЛ и прочие постоянные удержания, назначенные для сотрудника, которые учитываются при выплате;
   • в разделе Средний заработок автоматически подсчитывается сумма среднедневного заработка по данным информационной базы на основании сведений о выполненных ранее начислениях. По умолчанию расчетным периодом является 12 календарных месяцев, предшествующих дате начала события. Данные для расчета среднего заработка могут быть просмотрены/отредактированы по кнопке  Изменить данные для расчета среднего заработка. При нажатии на кнопку открывается специальная форма Ввод данных для расчета среднего заработка.
10.  В поле Выплата указывается, когда планируется выплатить отпускные - С зарплатой, С авансом или В межрасчетный период. По умолчанию считается, что расчет будет выплачен В межрасчетный период;
11.  Поле Дата выплаты автоматически заполняется датой, на 3 рабочих дня меньшей даты начала отпуска. На эту дату в учете будет автоматически исчислен НДФЛ с данного дохода. Если доход предполагается выплатить в другой день, то дата должна быть изменена; 
12. Если одновременно с основным отпуском сотруднику предоставляется дополнительный отпуск, то заполняется закладка Дополнительные отпуска, отгулы.. Список всех видов отпусков, регистрируемых в программе, описывается в справочнике Виды отпусков (раздел Настройка –Предприятие – Виды отпусков), в этот справочник должны быть внесены все виды дополнительных отпусков, предоставляемых сотрудникам. Также на этой закладке можно зарегистрировать дни отгулов, если сотрудник пожелал присоединить их к отпуску. Эта возможность становится доступной, если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты – ссылка Настройка состава начислений и удержаний – закладка Учет отсутствий) или при начальной настройке программы в помощнике Начальная настройка программы был установлен флажок Отгулы. При предоставлении отгула вместе с отпуском количество предоставляемых дней отгула по умолчанию заполняется всеми накопленными сотрудником отгулами. При этом перевод накопленных часов отгула в дни производится по принципу "день за 8 часов". При необходимости количество как предоставляемых, так и списываемых дней и часов можно изменить вручную. Кроме того зарегистрировать фактическое предоставление отгула можно и отдельным документом Отгул (раздел Зарплата - Отгулы); 
13.  Подробно ознакомиться с результатами начислений можно на закладке Начислено (подробно). В табличной части отображаются подробные данные о сумме начисленных отпускных, зарплаты за время до начала отпуска, компенсации отпуска, материальной помощи к отпуску. В нашем примере отражаются суммы за период отпуска и зарплата за период с начала месяца по дату начала отпуска. Если отпуск приходится на разные месяцы, то начисление разбивается по месяцам. Если в организации используется индексация заработка и она пришлась на период отпуска, то сумма отпускных со дня индексации повышается на соответствующий коэффициент индексации. Если такая индексация зарегистрирована уже после начисления отпуска, то его следует пересчитать или исправить; 
14. По ссылке Подписи доступны поля для указания лиц, которые будут указаны в печатных формах. Поля Руководитель, Должность, Главный бухгалтер заполняются автоматически из справочника Организации (раздел Настройка – Предприятие – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Ответственные лица) на основании сведений об ответственных лицах организации. Поля Бухгалтер, Работник кадровой службы заполняются вначале вручную, а затем заполняются указанными в прошлых документах лицами; 
15. Поле Ответственный заполняется по умолчанию – значением из настроек текущего пользователя; 
16. Далее - кнопка Провести; 
17. По кнопке Присоединенные файлы имеется возможность присоединить файлы к документу (например, сканированную копию оригинала приказа и т.п.); 
18. Для целей анализа результатов начисления можно сформировать печатную форму по расчету среднедневного заработка по кнопке Печать – Расчет среднего заработка.