Как с помощью «1С:Управление торговлей» удалось сократить время подготовки финансовой отчетности и объединить в единое информационное пространство сеть сантехнических магазинов?
Группа компаний «Аква Стиль» успешно работает в Самарской области с 1999 года. В сети магазинов можно найти более сотни торговых марок сантехники для квартиры, дома и дачи. На текущий момент торговая сеть насчитывает 12 розничных магазинов в городе Тольятти и области.
Основным преимуществом компании является широкий ассортимент товаров, наличие сервисно-монтажной службы, собственная служба доставки и оказания услуг по аренде оборудования.
В компании применяют гибкие программы лояльности — скидки пенсионерам, скидки постоянным клиентам, скидки выходного дня и бонусную систему для монтажников оборудования.
С чего начиналась автоматизация:
В компании основной информационной системой уже более 20 лет была программа «1С:Торговля и склад 7.7». Вернее, от программы было только название, весь функционал уже давно был переделан, и программа не обновлялась около 15 лет.
В общей сложности в программе работают около 50 человек. Это центральный офис и центральный склад, а также продавцы в 12 магазинах.
Бухгалтерия «Аква-Стиля» уже давно работала в «1С:Бухгалерии 8», но вся «управленка» по-прежнему оставалась в старой «торговле». Приходилось делать двойную работу по вводу первички в бухгалтерскую программу. Не было единой информационной базы для получения финансовой отчетности для руководства компании.
В итоге представители компании «АкваСтиль» обратились в нашу компанию — «ПрограмМастер», озвучив свои основные проблемы:
трудоемкость поддержки текущей информационной системы на платформе «1С:Предприятие 7.7». Специалистов очень трудно найти и они не всегда готовы быстро адаптировать программу под задачи заказчика;
трудности в развитии информационной системы. Программа уже давно снята с официальной поддержки производителя. Появляются новые технологии, которые невозможно или очень трудоемко реализовывать в действующей информационной системе. Например: электронный документооборот, интеграции с сайтом, поддержка торгового оборудования;
перевод всей оперативной деятельности в одну программу. Сейчас часть операций выполняются в «1С:Торговля и склад», часть в «1С:Бухгалтерии», также существенная часть отчетов формируется в Excel. Нужно, чтобы весь оперативный учет велся в единой базе, а бухгалтерская программа использовалась только для целей сдачи налоговой отчетности;
оперативное получение управленческой информации
по всем магазинам и по компании в целом;
Мы провели обследование, в результате которого предложили перейти на программу «1С:Управление торговлей 11» и выбрать ее в качестве основной информационной системы.
Также на этапе обследования удалось понять какие механизмы «старой» программы можно не переносить, а использовать вместо них типовой функционал «новой» программы, а какие все-таки придется доработать. По итогу для более чем 95% всех доработанных печатных форм, обработок, отчетов из «старой» программы нашлись аналоги в типовой программе «1С:Управление торговлей».
Но все равно оставался уникальный функционал, который необходимо было перенести в новую программу. Решили не вносить изменения в типовые механизмы программы, а все реализовать через механизм расширений. Это позволит оставить программу на «поддержке» и в будущем существенно сократить время на установку типовых обновлений.
Далее подробно расскажем об основных доработках программы.
Тысячи наименований товаров, которыми управляет «1С:Управление торговлей»
Доработка функционала программы
1. «Умная» авторизация пользователей
Сотрудники компании не привязаны к рабочим местам и филиалам компании и могут работать посменно в разных торговых точках.
При авторизации пользователя программа предлагает выбрать магазин и кассира, от имени которого будут пробиваться чеки ККМ. Это нужно для того, чтобы правильно применились настройки торгового оборудования и роли пользователя относительно рабочего магазина. Выбор кассира связан с тем, что в реальности человек, который работает в филиале, может не быть в штате организации, от имени которой пробиваются чеки ККМ. Таким образом при входе в программу мы точно понимаем в каком филиале сегодня работает пользователь и какие у него права и настройки, от имени какого пользователя будут создаваться в системе документы и от имени какого кассира будут пробиваться чеки и уходить в ОФД.
При входе в программу открывается выбор магазина.
Далее нужно выбрать кассира, от имени которого будут пробиваться чеки КММ. Список кассиров связан с организацией магазина
После авторизации в рабочем месте кассира (РМК) отображается информация, кто является кассиром (информация попадет в кассовый чек), и кто является продавцом (информация попадет в отчет о продажах).
2. Печать чеков с двух рабочих мест
В каждом магазине торговой сети есть два рабочих места продавца, но используется один кассовый аппарат. Был реализован механизм печати кассовых чеков с разных компьютеров на один кассовый аппарат, который подключается по Ethernet к локальной сети.
На любом рабочем месте можно делать открытие или закрытие смены, при этом для пользователя все происходит прозрачно — на всех рабочих местах информация о денежных средствах и состоянии КММ будет отображаться одинаковая.
3. Продажи в розницу с нескольких складов
Типовая розничная схема в программе не предусматривает продажу с нескольких складов. Одно рабочее место — один склад. Был доработан механизм, позволяющий продавать с нескольких складов. Нужно было внести изменения как в сам документ «Чек ККМ», так и документ «Отчет розничных продаж». Это изменение было необходимо, так как в некоторых магазинах есть отдельное подсобное помещение для крупногабаритного товара, и количественный учет в программе по этому помещению ведется отдельно. Чтобы не делать отдельное перемещение на розничный склад, реализовали такой механизм.
В табличной части РМК отображается колонка — Склад.
В табличной части товаров склады заполняться в соответствии с подбором. Но их всегда можно при необходимости изменить вручную. Если склад не заполнен, то подразумевается, что продажа будет осуществляться со склада по умолчанию для данного магазина
4. Форма подбора товара
Сделали несколько доработок, упрощающих работу продавцов-кассиров.
Важно понимать, что подбор товара в чек происходит в «ручном» режиме без использования сканеров штрих-кодов. Весь товар не штрих-кодирован, это связано с небольшим размером товаров. Большая часть номенклатурной группы — это мелкие сантех-изделия — фитинги, гайки, прокладки, переходники и т.д, на них не нанести этикетки. При этом скорость подбора товара должна быть высокой и информативной.
В окно подбора вынесена следующая информация:
на каком складе есть товар и в каком количестве. Продавец может предложить забрать товар в другом магазине или предложить его привезти к указанной дате;
общее количество товара во всех магазинах. Иногда клиенту необходимо большое количество товара и продавцу нужно понимать сколько есть во всех магазинах, чтобы собрать в один заказ;
процент максимальной скидки. У клиентов есть дисконтные карты, их номинал может быть больше, чем предусмотренная скидка по конкретному товару. При консультации клиента нужно предупредить об этом;
все цены с учетом скидок. Часто продажи делаются по телефону и нужно быстро проконсультировать клиента по ценам в соответствии с его скидкой.
Информация об остатках товаров на складах.
Информация о ценах.
5. Схема «Монтажник»
Уникальным предложением компании является гибкая работа с монтажниками, которые являются основной группой клиентов. Идея состоит в том, что монтажник (сантехник) приобретает товар для своих клиентов, где он производит работы. Для поощрения монтажникам по итогам продаж предоставляются бонусы в размере 1 бонус = 1 рубль. Этот бонус выплачивается фактически при продаже. Такая агентская схема.
При реализации этого механизма нужно было учитывать множество особенностей и сделать прозрачные инструменты контроля за денежными средствами:
все продажи осуществляются через кассу ККМ. Чек нужно выбивать по полной стоимости, а фактически в кассе будет меньшая сумма денежных средств, так как часть уйдет на бонус монтажнику;
прийти возвращать товар может не монтажник, а конечный клиент. Ему нужно вернуть сумму, указанную в чеке, тогда как фактически за товар было уплачено меньше. Факт долга монтажника нужно будет учитывать;
возвраты могут быть как по чеку, когда мы знаем первичную информацию о проданном товаре, его основной цене и цене монтажника, а также возвраты без чека, когда данной информации нет;
на скидки монтажников могут накладываться дополнительные скидки выходного дня или пенсионные;
для разных групп товаров установлены пороговые скидки (стоп-цены), меньше которых запрещены продажи;
При продаже отображается стоимость товаров с учетом бонусов по агентской схеме.
Для контроля ДС и задолженности монтажников, используется специальный отчет.
5. Финансовый результат
В результате внедрения новой программы получение финансовой отчетности для руководства компании стало занимать время щелчка мышки по кнопке сформировать отчет!
Вся первичная информация хранится в единой базе, все операции по доходам и расходам оформляются в «1С:Управление торговлей 11». Это позволило в «один клик» собирать всю консолидированную финансовую отчетность по организации.
Любую цифру можно расшифровать, как постатейно, так и до документа.
Результаты автоматизации
От первой встречи с представителем компании «Аква Стиль» до запуска программы в промышленную эксплуатацию прошло чуть больше 5 месяцев. За это время удалось полностью перейти с «1С:Торговля и склад 7.7.» на новую современную программу «1С:Управление торговлей 11».
Сейчас автоматизированы все основные участки учета — закупки, ценообразование, оптовые продажи, розничные продажи, складской учет, взаиморасчеты с клиентами и поставщиками, финансовый учет.
Теперь нет разрыва в данных, как было в «старой» программе — когда данные о продажах были в одной программе, данные по оплатам банка в другой, финансовый анализ в Excel.
Весь учет ведется в одной программе. Все торговые точки работают в единой информационной базе. Еженедельно для целей бухгалтерского учета вся необходимая информация выгружается в программу «1С:Бухгалтерия предприятия».
У руководителей появилась четкая картина «в реальном времени» по каждому магазину. Сразу видно, где дела идут хорошо, а где не очень. Анализируя отчеты, можно понять где улучшить маркетинг, а где сократить расходы.
Мы не вносили никаких изменений в типовые возможности программы, а только дополняли с помощью внешних инструментов (расширения, отчеты, печатные формы). Благодаря этому программа легко обновляется и всегда находится в актуальном с точки зрения законодательства состоянии.
Работы по проекту выполнила компания «ПрограмМастер».
